Privatlivspolitik for Dansk Administrationscenter A/S

Generelt

I privatlivspolitikken for Dansk Administrationscenter A/S finder du oplysninger om, hvilke personoplysninger, vi indsamler om dig, hvorfor vi indsamler personoplysninger, og hvad vi som dataansvarlig bruger de indsamlede personoplysninger til.

Dataansvar

I Dansk Administrationscenter behandler vi persondata om både vores medarbejdere, vores kunder og vores beboere, og har derfor vedtaget denne privatlivsbeskyttelsespolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine data. I alle tre tilfælde er Dansk Administrationscenter dataansvarlig. Det betyder, at vi er selvstændigt ansvarlige for bestemmelse af formålet med behandlingen, ligesom vi selv vælger hvilke hjælpemidler og databehandlere vi benytter til, at behandle oplysningerne.

Den juridiske enhed, der er ansvarlig for behandlingen af dine personlige data, er dermed:

Dansk Administrationscenter A/S

CVR nr.: 26078407

Thyrasgade 4, 8260 Viby J

Har du spørgsmål, kan du altid kontakte os på dacas@dacas.dk

Vi behandler personoplysningerne for vores kunder som ultimativt er dataansvarlige.  Det betyder, at der er et fælles dataansvar mellem udlejer/ejerforening/andelsboligforening (i det følgende kaldet kunden) og Dansk Administrationscenter, bl.a. fordi begge parter har ret til at bruge oplysningerne, og har bestemmende indflydelse på formålet med behandlingen.

Vi har indgået en aftale med vores kunder, som klarlægger det fælles dataansvar imellem os og kunden, herunder særligt ansvarsfordelingen.

Kunden og Dansk Administrationscenter er begge individuelt ansvarlige for overholdelse af databeskyttelsesforordningen. Begge parter er dog udelukkende ansvarlige for den behandling, der foregår hos parten selv, og kunden kan ikke stilles til ansvar for den behandling, der foregår hos Dansk Administrationscenter, ligesom Dansk Administrationscenter ikke kan stilles til ansvar for den behandling, der foregår hos kunden.

Kunden er ansvarlig for behandlingen af:

• de personoplysninger om dig, som måtte være rapporteret eller på anden måde er gjort tilgængelige for kunden, uanset om dette er sket via Dansk Administrationscenter eller fra anden kilde.
• personoplysninger om potentielle lejere/ejere, som kunden behandler i forbindelse med udlejning/salg i de tilfælde, hvor kunden selv forestår denne.
• andre personoplysninger om dig, som kunden er i besiddelse af før, under og efter din indflytning i boligen

Dansk Administrationscenter er ansvarlig for behandlingen af:

• personoplysninger om dig i den daglige ejendomsadministration hos administrator
• personoplysninger om potentielle lejere/ejere i forbindelse med udlejning/salg i de tilfælde, hvor Dansk Administrationscenter forestår denne.
• andre personoplysninger om dig, som Dansk Administrationscenter er i besiddelse af før, under og efter lejeforholdet

Aftalen afspejler vores og kundens respektive roller og forhold over for dig som registreret.

Uanset aftalens indhold, kan du som registreret udøve dine rettigheder i medfør af databeskyttelsesforordningen med hensyn til og over for den enkelte dataansvarlige.

Behandling af persondata

Vi behandler dine persondata i forbindelse med, at du er kunde, lejer, fremlejetager, lejeansøger, foreningsbestyrelsesmedlem, vicevært eller ejer i en andels- eller ejerforening i en af de ejendomme, som administreres af Dansk Administrationscenter A/S. Vi anvender også dine data, hvis du er medarbejder eller jobansøger hos Dansk Administrationscenter.

Som udgangspunkt behandler vi dine persondata med hjemmel i lovgivningen, men i nogle helt særlige tilfælde giver loven ikke tilladelse til at behandle dine data og der vil her være pligt for os til at vi indhenter dit samtykke, inden vi lovligt kan behandle dine persondata. Dette gælder særligt ved behandling af følsomme persondata, som f.eks. helbredsoplysninger.

Lejlighedsansøgere:

De data, vi anvender, omfatter:

• Almindelige persondata, eksempelvis dit navn, din adresse, dit telefonnummer (fastnet og/eller mobil) og din kontakt-e-mailadresse
• Titel, erhverv og uddannelsesmæssig baggrund
• Korrespondance omkring tildeling af bolig, herunder lejlighedspræferencer, familiemæssige forhold, oplysninger om husstand, skilsmisse, samlivsophør mm.

Jobansøgere:

De data, vi anvender, omfatter:

• Almindelige persondata, eksempelvis dit navn, din adresse, dit telefonnummer (fastnet og/eller mobil) og din kontakt-e-mailadresse
• Titel, erhverv og uddannelsesmæssig baggrund
• Eksamensbeviser og udtalelser
• Familiemæssige forhold
• Testresultater
• Fødselsdato

Følsomme persondata:

Som udgangspunkt behandler vi ikke følsomme persondata om dig, medmindre vores aftale inkluderer et behov for dette. Det kan være helbredsoplysninger i forbindelse med særlige tilretninger af dit lejemål, oplysninger i forbindelse med modtagelse af tilskud/betaling af leje via serviceloven eller anden sociallovgivning.

Vi kan også behandle persondata om dig i forbindelse med en klagesag, en sag om overtrædelse af husregler og lignende. Du vil i så fald blive orienteret herom.

Opsætning af tv-overvågning vil ske i overensstemmelse med reglerne i tv-overvågningsloven. Det betyder blandt andet, at der vil blive skiltet med områder, hvor der er tv-overvågning, at optagelser kun opbevares i henhold til lovgivningen, og at optagelserne i øvrigt vil ske på en sådan måde, at private områder, eksempelvis ind ad dør eller vindue i din lejlighed, ikke filmes.

Indsamling og opbevaring af persondata til bestemte formål:

Vi indsamler og opbevarer dine data i forbindelse med bestemte formål eller andre lovlige forretningsmæssige formål.

Det sker til brug for:

Ejerlejlighedsejere:

Administration af ejerforeningen, herunder men ikke begrænset til:

• Nødvendig kommunikation med dig, herunder digital kommunikation
• Udarbejdelse af årsrapporter, generalforsamlingsreferater mv.
• Opkrævning af fællesudgifter og andre udgifter der udspringer af dit medlemskab af ejerforeningen
• Udarbejdelse af forbrugsregnskaber
• Evt. særaftaler eller tilladelser om f.eks. husdyrhold, vedligeholdelsespligt, forbedringer eller fremleje
• Evt. klager fra dig, eller klager om dig modtaget fra andre
• Udarbejdelse af ejerlejlighedsskemaer

Fastlæggelse af retskrav eller til imødegåelse af et retskrav, f.eks. ved tvister om lejens størrelse, vedligeholdelsesforpligtelsen, manglende betaling af leje, eller manglende overholdelse af god skik og orden

Opfyldelse af lovkrav, f.eks. indsamling af oplysninger som følge af hvidvaskloven.

Vi behandler kun relevante persondata

Vi behandler kun data om dig, der er relevante og tilstrækkelige i forhold til de formål, der er defineret ovenfor. Formålet er afgørende for hvilken type data om dig, der er relevante for os. Det samme gælder omfanget af de persondata, vi bruger. Vi bruger fx ikke flere data, end dem, vi har brug for til det konkrete formål.

Vi behandler kun nødvendige persondata

Vi indsamler, behandler og opbevarer kun de persondata, der er nødvendige i forhold til at opfylde vores fastsatte formål. Derudover kan det være bestemt ved lovgivning, hvilken type data, der er nødvendig at indsamle og opbevare for vores forretningsdrift. Typen og omfanget af de persondata, vi behandler, kan også være nødvendige for at opfylde en kontrakt eller en anden retlig forpligtelse.

Vi kontrollerer og opdaterer dine persondata

Vi kontrollerer, at de persondata, vi behandler om dig, ikke er urigtige eller vildledende. Vi sørger også for at opdatere dine persondata løbende, enten via kontakt med dig eller via opdatering fra offentlige databaser (CVR-registret).

Da vores service er afhængig af, at dine data er korrekte og opdaterede, beder vi dig oplyse os om relevante ændringer i dine data. Du kan benytte kontaktoplysningerne på side 1 til at meddele os dine ændringer.

For at sikre kvaliteten af dine data, har vi vedtaget interne regler og fastlagt procedurer for kontrol og opdatering af dine persondata.

Vi sletter dine data

Vi sletter dine persondata, når de ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som var grunden til vores indsamling, behandling og opbevaring af dine data. Vi har defineret sletterutiner og kontrol til sikring heraf.

Videregivelse af dine persondata

Vi videregiver dine persondata til samarbejdspartnere og aktører, hvis vi har en lovlig hjemmel til det. Det kan være fordi vi er retligt forpligtet til at videregive dine persondata, fx som led i indberetning til en myndighed, eller hvis vi har en legitim interesse, og denne interesse ikke overstiger hensynet til dig.

Hvis videregivelsen er til brug for markedsføring, indhenter vi dit samtykke og informerer om, hvad dine data vil blive brugt til. Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod denne form for videregivelse, og du kan også frabede dig henvendelser i markedsføringsøjemed i CPR-registeret.

Vi videregiver ikke dine persondata med aktører uden for EU/EØS, og vi deler ikke dine persondata med aktører i lande uden for EU/EØS.

Andelshavere:

Hvis du er ejer i en andelsboligforening administreret af Dansk Administrationscenter, videregiver vi dine personoplysninger i forbindelse med:

• Registrering i IT system (UNIK)
• Opkrævning af fællesudgifter (nets, digital cap)
• Udarbejdelse af forbrugsregnskaber (techem, ista, brunata, Wisehome)
• Registrering af vaskeriforbrug (Miele, Nortec, BEAS, Wisehome)
• Underskrift af digitale dokumenter (Penneo)
• Brug af hjemmesider (www.dacas.dk)
• Ved inddrivelse af fordringer (advokater mm.)
• Retssager (advokater mm.)
• Salg af andelsbolig, ved udarbejdelse af andelsboligforespørgsel
• Ved skift af administrator, hvor oplysninger udleveres til ny administrator
• Forsikringssager (forsikringsselskab, håndværkere, rådgivere)
• Renoveringsarbejder på ejendommen (håndværker, rådgiver)

Kunder:

Hvis du er kunde hos Dansk Administrationscenter, videregiver vi dine personoplysninger i forbindelse med:

• Registrering i IT system (UNIK)
• Registrering i IT system ved SBR (Autopilot)
• Opstart og oprettelse af ejendom (nets, pengeinstitutter)
• Regnskabsrapportering (pengeinstitutter, revisor, kreditforening)
• Videresendelse af post fra digital postkasse (FuseMail)
• Forsikringssager (forsikringsselskab, håndværkere, rådgivere)
• Forsyningsselskaber (el, vand og varme)
• Sproom

Sikkerhed

Vi har sikret at dine persondata opbevares under passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger. Det har vi bl.a. gjort ved at vedtage interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter dine persondata mod at blive tilintetgjort, gå tabt eller blive ændret, mod uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

Vi har fastlagte procedurer for tildeling af adgangsrettigheder til de af vores medarbejdere, der behandler persondata og data, der afdækker oplysninger om personlige interesser og vaner. Vi kontrollerer deres faktiske adgang gennem logning og tilsyn. For at undgå datatab tager vi løbende back up af vores datasæt. Vi beskytter også fortroligheden og autentiteten af dine data ved hjælp af kryptering.

I tilfælde af et sikkerhedsbrud, hvor det vurderes, at det kan resultere i en høj risiko for dig i form af diskrimination, ID-tyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden væsentlig ulempe, vil vi underrette dig om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt.

Hjemmeside og sociale medier, mobile applikationer eller andre tjenester

Besøger du vores hjemmeside, behandler vi forskellige personoplysninger om dig såsom din IP-adresse, sprogpræference og lokation med det formål at optimere brugeroplevelsen og udarbejde statistik over besøg på vores hjemmeside. Til dette formål bruger vi cookies. Du kan læse mere om vores brug af cookies på vores hjemmeside i vores cookiepolitik her.

Retsgrundlaget for vores behandling er interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, da vi har en legitim interesse i at udarbejde statistik over besøg på vores hjemmeside med henblik på at kunne forbedre hjemmesiden og brugeroplevelsen. Derudover behandler vi dine personoplysninger på grundlag af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, om samtykke. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage, se vores cookiepolitik her.

Besøger du vores profiler på de sociale medier, behandler vi de personoplysninger, der fremgår af din profil, din adfærd på siderne og de personoplysninger, du vælger at dele med os, herunder billeder og video. Når du kontakter os via de sociale medier, behandler vi de personoplysninger, der indgår i vores korrespondance med dig.

Retsgrundlaget for vores behandling er interesseafvejningsreglen i persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, da vi har en legitim interesse i at have indsigt i besøgende på vores sider på sociale medier og i at kunne besvare henvendelser via de sociale medier.

Vi har fælles dataansvar med de sociale medier for indsamling af dine personoplysninger. Oplysninger om det fælles dataansvar er tilgængelige her:

Facebook: https://www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum

LinkedIn: https://legal.linkedin.com/pages-joint-controller-addendum

Instagram: https://www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum

YouTube: https://business.safety.google/gdprcontrollerterms/

Vi henviser generelt til de sociale mediers privatlivspolitikker, hvor du kan få mere information om, hvordan disse behandler dine personoplysninger.

Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os. Du finder kontaktoplysningerne øverst i dette dokument.

• Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
  Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, og en række yderligere oplysninger.
• Ret til berigtigelse (rettelse)
  Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.
• Ret til sletning
  I helt særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
• Ret til begrænsning af behandling
  Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
• Ret til indsigelse
  Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder.

Ændring af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved væsentlige ændringer, vil du som kunde, lejer, lejeansøger, foreningsbestyrelsesmedlem, vicevært eller ejer i en andels- eller ejerforening i en af de ejendomme, som administreres af Dansk Administrationscenter A/S modtage besked herom.

Senest opdateret 13-06-2022